Советы по форматированию в Excel
Оставляя в стороне структуру таблиц Excel, необходимо заметить, что форматирование также может привести к появлению проблем. Хотя таблицы должны быть максимально простыми для чтения и обзора, это не должно достигаться за счет эффективности. Мы свято верим в принцип простоты. Слишком много пользователей тратят огромное количество времени на форматирование таблиц. Хотя они не всегда осознают это, зачастую это делается за счет снижения эффективности. Также часто излишнее форматирование увеличивает размер рабочей книги, и, хотя ваша рабочая книга для другого пользователя она может стать кошмаром. Лучше всего использовать в электронных таблицах некоторые универсальные цвета, а именно черный, белый и серый.
Всегда полезно оставлять, по меньшей мере, три пустых строки над таблицей (минимум три, лучше больше). Их можно будет использовать для определения условий в таких средствах Excel, как Расширенный фильтр (Advanced Filter) и функции работы с базами данных.
Обычно пользователи небрежно работают с данными в ячейках. По умолчанию числа в Excel выравниваются по правому краю, а текст — по левому, и для есть основательные причины. Если вы начнете изменять такое форматирование, то не сможете с первого взгляда определять, является ли содержимое ячейки текстом или числом. Очень часто люди ссылаются на какие-то ячейки, считая их содержимое числами, но на самом деле в них хранится текст. Если вы измените выравнивание по умолчанию, останется только в задумчивости чесать голову, глядя на содержимое ячеек. Возможно, исключением из этого правила являются заголовки.
Форматируйте ячейки как текст, только когда это действительно необходимо. Все введенные в ячейки данные, отформатированные как текст, становятся текстовыми, даже если вы хотели оставить их числами или датами. Что еще хуже, любая ячейка с формулой, которая ссылается на ячейку, отформатированную как текст, также станет текстовой. В общем случае вы вряд ли захотите отформатировать как текст ячейки с формулами.
Объединенные ячейки также могут быть причиной проблем. База знаний Microsoft содержит множество часто встречающихся проблем с объединенными ячейками. В качестве хорошей альтернативы используйте параметр По центру выделения (Center across selection) в группе По горизонтали (Horizontal) на вкладке Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат ячеек (Format Cells).