Трюк №35. Как в таблице Excel выделить промежуточные итоги жирным шрифтом
Было бы здорово, если бы можно было легко находить и идентифицировать промежуточные итоги на рабочих листах.
Когда вы работаете с таблицей, в которой есть промежуточные итоги, созданные командой Данные → Итоги (Data → Subtotals), иногда бывает трудно отличить итоги от других данных, поэтому читать таблицу тяжело. Это особенно часто случается, если промежуточные итоги были созданы для таблицы данных с множеством столбцов.
Обычно результирующие промежуточные итоги появляются справа, а соответствующие заголовки — в первом столбце. Поскольку значения промежуточных итогов не выделяются жирным шрифтом, бывает трудно визуально сопоставить
их с соответствующими заголовками строк. Применив к значениям промежуточных итогов форматирование жирным шрифтом, можно облегчить распознавание их среди прочих данных.
Чтобы проверить эту проблему, введите некоторые данные, схожие с данными на рис. 2.19.
Рис. 2.19. Данные на рабочем листе перед добавлением промежуточных итогов
Теперь добавьте промежуточные итоги, выбрав команду Данные → Итоги (Data → Subtotals) и приняв в диалоговом окне Промежуточные итоги (Subtotals) значения параметров по умолчанию (просто щелкните кнопку ОК). На рис. 2.20 заголовки промежуточных итогов выделены жирным шрифтом, а соответствующие значения — нет. Так как в этой таблице только два столбца, ее нетрудно читать и выделять промежуточные итоги.
Рис. 2.20. Данные на рабочем листе после добавления промежуточных итогов
Однако чем больше столбцов в таблице, тем труднее визуально выделять промежуточные итоги. Эту проблему можно решить при помощи условного форматирования Excel. Используя в качестве примера рис. 2.19, попробуйте перед добавлением промежуточных итогов сделать следующее.
Выделите ячейки А1:В9, следя за тем, чтобы ячейка А1 была активной. Выберите команду Главная → Условное форматирование (Home → Conditional Formatting), выберите пункт Формула (Formula Is) и введите следующую формулу: =RIGHT($A1,5)="Total", в русской версии Excel: =ПРАВСИМВ($А1;5)="Тоtаl". Теперь щелкните кнопку Формат (Format), перейдите на вкладку Шрифт (Font) и в поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold). Щелкните кнопку ОК, затем еще раз щелкните кнопку ОК.
Важным свойством формулы является использование абсолютной ссылки на столбец ($А) и относительной ссылки на строку (1). Так как выделение вы начали с ячейки Al, Excel автоматически изменит формулу для каждой ячейки. Например, в ячейках А2 и В2 формула условного форматирования будет выглядеть как =RIGHT($A2,5)="Total" (=ПРАВСИМВ($А2,5)="Total"), а в ячейках A3 и ВЗ — как =RIGHT($A3,5)="Total" (=ПРАВСИМВ($A3;5)="Total"). Добавьте промежуточные итоги. Необходимо помнить, что после удаления промежуточных итогов жирный шрифт также исчезнет.
Трюк в трюке
Единственный подвох в этом способе — то, что общий итог (Grand Total) выводится в том же стиле, что и промежуточные итоги. Было бы удобно отформатировать общий итог по-другому, чтобы он отличался от промежуточных итогов и был легко заметен. Мы сделаем это, используя тот же пример.
Начните с необработанных данных. Выделите ячейки А1:В9, следя за тем, чтобы ячейка А1 была активной при выделении. Выберите команду Главная → Условное форматирование (Home → Conditional Formatting). Выберите пункт Формула (Formula Is) и введите следующую формулу: =$Al="Grand Total".
Щелкните кнопку Формат (Format), перейдите на вкладку Шрифт (Font) и в поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold). Щелкните кнопку ОК, а затем кнопку Добавить (Add), чтобы добавить второе условие форматирования. Выберите пункт Формула (Formula Is) и введите следующую формулу: =RIGHT($A1;5)="Total", в русской версии Excel: =ПРАВСИМВ($А1;5)="Total". Щелкните кнопку Формат (Format), перейдите на вкладку Шрифт (Font) и в поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный курсив (Bold Italic). В поле Подчеркивание (Underline) выберите Одинарное, по значению (Single), щелкните кнопку ОК, а затем еще раз щелкните кнопку ОК. Теперь выберите команду Данные → Итоги (Data → Subtotals) и щелкните кнопку ОК, приняв значения по умолчанию.
Чтобы улучшить читаемость промежуточных итогов, можно использовать любое форматирование.