Трюк №35. Как в таблице Excel выделить промежуточные итоги жирным шрифтом


Трюк №35. Как в таблице Excel выделить промежуточные итоги жирным шрифтом



Было бы здорово, если бы можно было легко находить и идентифицировать промежуточные итоги на рабочих листах.

Когда вы работаете с таблицей, в которой есть промежуточные итоги, созданные командой Данные → Итоги (Data → Subtotals), иногда бывает трудно отличить итоги от других данных, поэтому читать таблицу тяжело. Это особенно часто случается, если промежуточные итоги были созданы для таблицы данных с множеством столбцов.

Обычно результирующие промежуточные итоги появляются справа, а соответствующие заголовки — в первом столбце. Поскольку значения промежуточных итогов не выделяются жирным шрифтом, бывает трудно визуально сопоставить
их с соответствующими заголовками строк. Применив к значениям промежуточных итогов форматирование жирным шрифтом, можно облегчить распознавание их среди прочих данных.

Чтобы проверить эту проблему, введите некоторые данные, схожие с данными на рис. 2.19.

Рис. 2.19. Данные на рабочем листе перед добавлением промежуточных итогов

Рис. 2.19. Данные на рабочем листе перед добавлением промежуточных итогов

Теперь добавьте промежуточные итоги, выбрав команду Данные → Итоги (Data → Subtotals) и приняв в диалоговом окне Промежуточные итоги (Subtotals) значения параметров по умолчанию (просто щелкните кнопку ОК). На рис. 2.20 заголовки промежуточных итогов выделены жирным шрифтом, а соответствующие значения — нет. Так как в этой таблице только два столбца, ее нетрудно читать и выделять промежуточные итоги.

Рис. 2.20. Данные на рабочем листе после добавления промежуточных итогов

Рис. 2.20. Данные на рабочем листе после добавления промежуточных итогов

Однако чем больше столбцов в таблице, тем труднее визуально выделять промежуточные итоги. Эту проблему можно решить при помощи условного форматирования Excel. Используя в качестве примера рис. 2.19, попробуйте перед добавлением промежуточных итогов сделать следующее.

Выделите ячейки А1:В9, следя за тем, чтобы ячейка А1 была активной. Выберите команду Главная → Условное форматирование (Home → Conditional Formatting), выберите пункт Формула (Formula Is) и введите следующую формулу: =RIGHT($A1,5)="Total", в русской версии Excel: =ПРАВСИМВ($А1;5)="Тоtаl". Теперь щелкните кнопку Формат (Format), перейдите на вкладку Шрифт (Font) и в поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold). Щелкните кнопку ОК, затем еще раз щелкните кнопку ОК.

Важным свойством формулы является использование абсолютной ссылки на столбец ($А) и относительной ссылки на строку (1). Так как выделение вы начали с ячейки Al, Excel автоматически изменит формулу для каждой ячейки. Например, в ячейках А2 и В2 формула условного форматирования будет выглядеть как =RIGHT($A2,5)="Total" (=ПРАВСИМВ($А2,5)="Total"), а в ячейках A3 и ВЗ — как =RIGHT($A3,5)="Total" (=ПРАВСИМВ($A3;5)="Total"). Добавьте промежуточные итоги. Необходимо помнить, что после удаления промежуточных итогов жирный шрифт также исчезнет.

Трюк в трюке

Единственный подвох в этом способе — то, что общий итог (Grand Total) выводится в том же стиле, что и промежуточные итоги. Было бы удобно отформатировать общий итог по-другому, чтобы он отличался от промежуточных итогов и был легко заметен. Мы сделаем это, используя тот же пример.

Начните с необработанных данных. Выделите ячейки А1:В9, следя за тем, чтобы ячейка А1 была активной при выделении. Выберите команду Главная → Условное форматирование (Home → Conditional Formatting). Выберите пункт Формула (Formula Is) и введите следующую формулу: =$Al="Grand Total".

Щелкните кнопку Формат (Format), перейдите на вкладку Шрифт (Font) и в поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный (Bold). Щелкните кнопку ОК, а затем кнопку Добавить (Add), чтобы добавить второе условие форматирования. Выберите пункт Формула (Formula Is) и введите следующую формулу: =RIGHT($A1;5)="Total", в русской версии Excel: =ПРАВСИМВ($А1;5)="Total". Щелкните кнопку Формат (Format), перейдите на вкладку Шрифт (Font) и в поле Начертание (Font Style) выберите Полужирный курсив (Bold Italic). В поле Подчеркивание (Underline) выберите Одинарное, по значению (Single), щелкните кнопку ОК, а затем еще раз щелкните кнопку ОК. Теперь выберите команду Данные → Итоги (Data → Subtotals) и щелкните кнопку ОК, приняв значения по умолчанию.

Чтобы улучшить читаемость промежуточных итогов, можно использовать любое форматирование.

16.09.20126155

»Трюки со встроенными возможностями Excel » Трюк №35. Как в таблице Excel выделить промежуточные итоги жирным шрифтом




Читайте ранее:
Трюк №34. Как создать пользовательский список в Excel

Добавив в Excel пользовательский список, можно ввести первый элемент списка, перетащить его вниз при помощи маркера заполнения, и список будет...

Закрыть