Общая книга Excel 2007

Общая книга Excel – это книга, настроенная для одновременного ввода, просмотра и редактирования по сети несколькими пользователями. При этом каждый пользователь, сохраняющий книгу, видит изменения, внесенные другими пользователями.

Количество пользователей, имеющих возможность одновременно открывать общую книгу, – 256.
Количество личных представлений в общей книге – ограничено лишь объемом доступной оперативной памяти.
Количество дней, поддерживаемое журналом изменений, – 32 767 (по умолчанию – 30 дней).
Наибольшее количество одновременно объединяемых книг ограничено лишь объемом доступной оперативной памяти.
Количество ячеек, которые могут быть выделены в общей книге, – 32 500.
Наибольшее количество цветов для обозначения изменений, вносимых разными пользователями при включенном режиме цветового выделения изменений, – 32 (каждому пользователю соответствует свой цвет; изменения текущего пользователя выделяются темно-синим цветом).

Как создать общую книгу?

1. В окне открытой книги перейдите к вкладке «Рецензирование».
2. В группе «Изменения» щелкните по кнопке «Защитить книгу и дать общий доступ» (рис. 2.25).


Рис. 2.25. Вкладка «Рецензирование». Кнопка «Защитить книгу и дать общий доступ»

3. В окне «Защита общей книги» (рис. 2.26) активируйте пункт «Общий доступ с исправлениями».


Рис. 2.26. Окно «Защита общей книги»

4. В графе «Пароль» при необходимости введите пароль для доступа к файлу книги и нажмите кнопку «ОК».
5. В окне «Сохранение документа» задайте место для сохранения и имя файла.

Как настроить доступ к данным общей книги?

1. В окне открытой общей книги перейдите к вкладке «Рецензирование».
2. В группе «Изменения» щелкните по кнопке «Доступ к книге» (рис. 2.27).


Рис. 2.27. Вкладка «Рецензирование». Кнопка «Доступ к книге»

3. В окне «Управление доступом к файлу» на вкладке «Подробнее» (рис. 2.28) в группе «Регистрация изменений» активируйте пункт «Хранить журнал изменений в течение:» и задайте нужное количество дней. По умолчанию используется срок 30 дней.


Рис. 2.28. Окно «Управление доступом к файлу». Вкладка «Подробнее»

[stextbox id=»download» caption=»Информация»]Журнал изменений – это сведения в общей книге об изменениях, внесенных в ходе последних сеансов работы. Сохраняются сведения о том, кто внес изменения, когда изменения были сделаны и какие данные были изменены.[/stextbox]

4. В группе «Обновлять изменения» выберите промежуток времени, через который будет автоматически происходить обновление внесенных разными пользователями данных, а также
   задайте доступ к просмотру внесенных собственных и чужих исправлений.
5. В группе «Для противоречивых изменений» выберите приоритет для сохранения внесенных изменений. При этом можно активировать пункт «Запрашивать, чьи изменения имеют преимущество» или же отдать предпочтение ранее сохраненным данным.
6. В группе «Включить в личное представление» задайте состав личных представлений, выбирая нужные пункты «Параметры печати» и «Фильтры».

[stextbox id=»download» caption=»Информация»]Представление – это набор параметров отображения и печати, которые можно задать и применять к книге. В одной книге можно создавать несколько представлений без необходимости сохранения каждого в отдельной копии книги.[/stextbox]

7. Закройте окно кнопкой «ОК».