Как получать удовольствие от совещаний?


Как получать удовольствие от совещаний?



Содержание этой статьи фокусируется на использовании документов, потому что даже отлично выглядящая блок-схема или наиболее подробный отчет не более ценен, чем лист бумага, на котором он распечатан, если вы не можете его использовать. Каждый пункт предоставляет подробные советы па тему планирования и проведения совещаний по поводу документов и объясняет, что делать, если ваши совещания идут наперекосяк. Вот несколько общих мыслей.

Определите и объявите тему. Если и есть чрезвычайно важная, присутствующая во всем идея, так это необходимость установить тему, цель вашего совещания или презентации. Почему-то люди думают, что представление какого-либо документа автоматически устанавливает план и тему, но совещание по обзору документа не отличается от какого-либо другого совещания. Возможно, будет проще всего освоить небольшое количество приемов по определению целей совещания и созданию списка вопросов. Когда после этого вы соберете людей вместе для обсуждения, вы заметите, насколько лучше пойдет дискуссия со списком вопросов. Помните, что документы представляются как инструменты для сообщения идей, как транспорт дня их обсуждения, а не в качестве итога или конечной цели. Поэтому ваши цели должны быть сосредоточены не на документе, а на его содержимом.

Пример цели, сосредоточенной на документе: «Оценить документ и получить комментарии». Если вы считаете, что это очевидно, спросите себя, сколько было совещаний, на которых план мероприятия был именно таким. Тема должна отражать список вопросов об идее в общем виде, например: «Существующая схема навигации хорошо проверена, но есть новое направление для организации. Видите ли вы что-нибудь, что может затруднить перенос содержимого?»

Решите, чего вы хотите добиться на совещании, прежде чем идти на него. Тема совещания может отличаться от поставленной цели совещания. Даже если вашей темой является получение ответов на некоторые вопросы о дизайне, которые возникают в создание сайтов Петербург, вашей целью может быть показать владельцам организации, что вы получаете противоречащие указания из различных мест. Вам не обязательно хранить основную цель в тайне от участников совещания, но важно признать, что если все участники совещания разделяют общую тему, это не значит, что у них одинаковые цели.

Доберитесь до сути ожиданий, планов и вопросов участников. Зная свои планы, попробуйте вникнуть в планы всех, кто будет находиться с вами в комнате. Вы сможете улучшить ваше сообщение и планы, представив все вопросы, которые вам может задать. В расчетливо продуманных проектах каждый владелец может иметь один или два варианта содержания или особую деталь, которые они преподнесут. Они могут прийти на мозговой штурм с необходимостью изложить эти идеи. Вместо того чтобы слушать вас или участвовать в обсуждении, они проведут все совещание, думая о собственных планах. Одним из приемов борьбы с такими ситуациями является возможность дать людям высказаться в начале совещания. Обычно они не столь склонны к спору, как представляется, и если вы опрометчиво выходите за границы темы, у вас есть предлог свернуть все ненужные обсуждения. Распространяя эту сдерживающую политику, вы можете вести совещание вперед, к его основной цели.

Приглашайте как можно меньше людей. Ничто не портит совещание больше, чем люди, которые не должны на нем присутствовать. Слишком много людей за столом могут привести к потере концентрации на совещании или к зацикливанию в вихре конкурирующих планов. Большим количеством людей управлять очень сложно. Посмотрите правде в глаза: иногда надо честно ответить самому себе, не являетесь ли вы одним из таких людей.

Разошлите материалы по теме до совещания. Возможно, это покажется вам нелогичным, но рассылка материалов перед совещанием будет означать, что вы можете копнуть в самую суть документов без необходимости тратить кучу времени на объяснение второстепенных деталей. В ходе совещания участники задают разумные вопросы, и вы можете сконцентрироваться на том, что важно. Некоторые люди считают, что рассылка материалов по теме может повлечь обратную ситуацию, превращая кульминационный момент в тщательно срежиссированное представление. Имейте в виду, что вы разрабатываете веб-сайт, а не рассказываете анекдоты. Если вы на самом деле заинтересованы в том, чтобы люди просмотрели ваш документ до конца без ваших комментариев, говорите им в течение совещания, что вы ответите на их вопросы в конце. Дайте им время, чтобы изучить весь документ, и, возможно, ваша презентация ответит на их вопросы.

Напишите отчет по совещанию. Никому не станет хуже от того, что вы запишете все решения, принятые на совещании. Даже если вы не составляете официальный протокол, разошлите письмо с итоговым резюме. Это даст вам некоторую отчетность, а участникам — шанс исправить какие-то ошибки, которые вы могли допустить.

Получайте удовольствие от хороших совещаний. Вы получаете удовлетворение, когда люди, уходя с совещания, говорят: «Это было хорошее совещание». Совещания будут недолгими и продуктивными. Это две вещи, которые люди ждут от совещаний. Не пытайтесь сделать ничего больше.

Допускается, что первое совещание с новыми заказчиками пройдет не слишком гладко. Вам не следует говорить, что вы зондируете почву, но списывание неудач ваших первых нескольких совещаний на то, что они были лишь ознакомительными, поможет вам избавиться от тревога. Преподнесение документов или проведение мозгового штурма с новой командой или новыми заказчиками может стать обескураживающим. Перед тем как перейти к делу, постарайтесь познакомиться со своими заказчиками, пригласив их, скажем, на менее значимое совещание, где вы можете представить относительно простой документ. Это поможет вам понять их стиль работы и их стиль сотрудничества. Они могут не оставить камня на камне от вашего документа, но вы. по крайней мере, узнаете, чего они хотят.

28.09.20131783

»Соединение Excel с остальным миром » Как получать удовольствие от совещаний?




Читайте ранее:
Что может сделать дизайнер в Интернете, чтобы найти клиентов?

Контекстная реклама - это объявления, которые пользователь видит в поисковой системе, обычно справа и сверху от поисковой выдачи. Они зависят...

Закрыть