Трюк №3. Запрещение пользователям выполнять определенные действия

Хотя в Excel реализована общая защита рабочих книг и листов, этот грубый инструмент не может предоставить пользователям ограниченные привилегии — если только вы не примените какие-то трюки.

Управлять взаимодействием пользователей с вашими электронными таблицами можно путем наблюдения и ответов на события. События — это действия, которые происходят по мере того, как вы работаете с книгами и листами. Наиболее часто происходящие события — это открытие рабочей книги, ее сохранение и закрытие после завершения работы. Вы можете заставить Excel автоматически выполнять некоторый код Visual Basic в момент, когда происходит одно из этих событий.
[stextbox id=»warning»]Пользователи могут обойти эту защиту, полностью отключив макросы. Если они выберут уровень безопасности Средняя (Medium), то во время открытия рабочей книги увидят сообщение о наличии в ней макроса и предложение отключить макросы. На уровне безопасности Высокая (High) макросы будут полностью отключены автоматически. С другой стороны, если в электронной таблице будет необходимо применять макросы, пользователи, вероятно, включат использование макросов. Эти трюки представляют собой просто удобную возможность и не обеспечивают мощной защиты данных.[/stextbox]

Отключение в рабочей книге команды Сохранить как

Можно сделать так, чтобы все рабочие книги сохранялись в режиме «только для чтения». Для этого в настройках Файл → Сохранить (File → Save) нужно установить флажок Только для чтения (Read-only recommended). Так вы запретите пользователю сохранять изменения, которые он может внести в файл. Пользователь сможет сохранить измененный файл только под другим именем или в другой папке.

Иногда, однако, необходимо запрещать пользователям сохранять копии вашей рабочей книги в другом каталоге или папке, независимо от того, будет ли использоваться то же имя или другое. Другими словами, нужно разрешить пользователям сохранять файл поверх существующего, но запретить сохранять копию в другом месте. Это особенно удобно, когда несколько человек сохраняют изменения рабочей книги, и вам не придется собирать множество различных копий одной книги с одинаковыми именами в разных папках.

Событие Before Save, которое вы будете использовать в следующем коде, было впервые создано в Excel 97. Как предполагает его имя, это событие происходит перед сохранением рабочей книги, позволяя вам поймать действия пользователя еще перед этим фактом, выдать предупреждение и запретить Excel сохранять файл.
[stextbox id=»warning»]Перед тем как пытаться выполнить следующий трюк, обязательно сначала сохраните рабочую книгу. Если вы напишете этот код до того, как сохраните книгу, то не сможете более сохранять изменения.[/stextbox]
Чтобы написать код, откройте рабочую книгу, правой кнопкой мыши щелкните значок Excel слева от меню Файл (File) в строке меню рабочего листа и выберите пункт Исходный текст (View Code).
[stextbox id=»warning»]На Маc воспользоваться таким быстрым доступом нельзя. Необходимо открыть редактор Visual Basic (Visual Basic Editor, VBE), нажав сочетание клавиш Option+Fll или выбрав команду Tools → Macro → Visual Basic Editor. Открыв редактор, щелкните на нем, удерживая клавишу Ctrl, или щелкните правой кнопкой мыши пункт This Workbook в окне Projects.[/stextbox]
Введите в VBE следующий код и нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

// Листинг 1.3
Private Sub workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
Dim lReply As Long
  If SaveAsUI = True Then
      lReply = MsgBox("К сожалению, вы не можете сохранить эту книгу под этим имеенм. " _
                     & "Сохранить под другим именем?.", vbQuestion + vbOKCancel)
     Cancel = (lReply = vbCancel)
   If Cancel = False Then Me.Save
     Cancel = True
  End If
End Sub

Проверьте, что получилось. Выберите команду Файл → Сохранить (File → Save); ваша рабочая книга будет сохранена. Выбрав команду Файл → Сохранить как (File → Save As), вы увидите сообщение о том, что эту книгу запрещено сохранять под другим именем.

Запрет печати рабочей книги

Иногда возникает необходимость запретить пользователям печатать рабочую книгу, устраняя, таким образом, вероятность попадания ее в мусорную корзину или куда-нибудь на всеобщее обозрение. При помощи события Excel Before Print можно отследить и предупредить действия пользователя. Как и ранее, введите в VBE код из листинга 1.4.

1
2
3
4
5

// Листинг 1.4
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    Cancel = True
    MsgBox "К сожалению, вы не можете печатать этот файл", vbInformation
End Sub

Закончив ввод кода, нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы сохранить его и вернуться в Excel. Теперь каждый раз, когда пользователи будут пытаться напечатать эту рабочую книгу, ничего не случится. Строка сообщения MsgBox не обязательна, но всегда полезно включать ее, хотя бы для того, чтобы проинформировать пользователя и он не начал докучать компьютерному отделу, сообщая об ошибке в программе.

Если вы хотите, чтобы пользователи не могли печатать только определенные листы в книге, вместо предыдущего кода используйте тот, который показан в листинге 1.5.

1
2
3
4
5
6
7
8

// Листинг 1.5
Private Sub workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    Select Case ActiveSheet.Name
        Case "Sheet1", "Sheet2"
            Cancel = True
            MsgBox "К сожалению, вы не можете распечатать лист из этой книги", vbInformation
    End Select
End Sub

Обратите внимание, что печать будет остановлена только для листов Sheet1 и Sheet2. Конечно, имена листов вашей рабочей книги могут быть любыми. Чтобы добавить их в список кода, запишите их в кавычках, разделяя запятыми. Если вы хотите запретить печать только одного листа, укажите только одно название в кавычках, не ставя запятую.

Запрещение добавлять рабочие листы

Excel позволяет защищать структуру рабочей книги, чтобы пользователи не могли удалять листы, изменять их порядок, переименовывать и т. д. Иногда, однако, возникает необходимость запретить пользователям добавлять рабочие листы, одновременно разрешив другие изменения структуры книги. Сделать это поможет код из листинга 1.6.

1
2
3
4
5
6
7

// Листинг 1.6
Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
 Application.DisplayAlerts = False
    MsgBox "К сожалению, вы не можете добавить больше листов в эту книгу", vbInformation
    Sh.Delete
 Application.DisplayAlerts = True
End Sub

Сначала этот код выводит окно с сообщением, а затем, как только пользователь щелкает кнопку ОК, сразу же удаляет только что добавленный лист. Строка Application.DisplayAlerts = False запрещает вывод стандартного предупреждения Excel, которое спрашивает, действительно ли пользователь хочет удалить лист. Теперь пользователи не смогут добавлять листы в рабочую книгу.

Еще один способ запретить пользователям добавлять листы — выбрать команду Сервис → Защита → Защитить книгу (Tools → Protection → Protect Workbook). Удостоверьтесь, что флажок Структуру (Structure) установлен, и щелкните на кнопке ОК. Однако, как мы уже упоминали в начале этого раздела, стандартная защита рабочих листов в Excel — это весьма грубый инструмент, который одновременно блокирует и множество других возможностей Excel.