Трюк №28. Как в Excel настроить представление примечаний ячеек

Примечания ячеек позволяют присваивать электронный эквивалент записки на клейком листике любой ячейке на рабочем листе. Хотя многие пользователи создают примечания к ячейкам, не все знают, что примечания можно настраивать.

При вставке примечания в ячейку командой Вставка → Примечание (Insert → Comment) Excel по умолчанию вставляет в примечание имя пользователя на используемом компьютере. Эту настройку можно изменить, выбрав команду Сервис → Параметры → Общие (Tools → Options → General). Имя пользователя можно изменить внизу открывшегося диалогового окна. Текст, который вы введете, будет отображаться по умолчанию. Хотя примечания ячеек выполняют простую функцию отображения сообщения для вас или другого пользователя, можно настроить их, чтобы они лучше отражали ваши намерения.

Удостоверьтесь, что открыта панель инструментов Рисование (Drawing) — выберите команду Вид → Панели инструментов → Рисование (View → Toolbars → Drawing). Добавьте примечание к ячейке, выделив ячейку, а затем выбрав команду Вставка → Примечание (Insert → Comment). Будет автоматически включен режим редактирования, и вы сможете ввести текст в поле примечания.

Щелкните вне границы примечания, чтобы выйти из режима редактирования. Выделив примечание, на панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните кнопку Действия (Draw), затем выберите команду Изменить автофигуру (Change AutoShape). Вы увидите вложенное меню с командами Основные фигуры (Basic Shapes), Фигурные стрелки (Block Arrow), Блок-схема (Flow Chart), Звезды и ленты (Stars and Banners) и Выноски (Callouts). Выберите нужную фигуру, и форма примечания изменится.

Вы можете пойти еще дальше, наложив на примечание затенение, чтобы сделать его еще более реальным и объемным. Удостоверьтесь, что примечание все так же выделено, но режим правки не включен. На панели инструментов Рисование (Drawing) щелкните кнопку Тень (Shadow Settings) и выберите нужную форму тени.

Еще одно интересное действие, которое можно применить к примечаниям, — заставить их отображать рисунки. Можно, например, вставить в примечание картинку с диаграммой, чтобы лучше иллюстрировать ее, не отображая саму диаграмму.

Чтобы добавить рисунок, удостоверьтесь, что примечание выделено, но режим правки выключен. Правой кнопкой мыши щелкните примечание и в контекстном меню выберите команду Формат примечания (Format Comment) или дважды щелкните границу примечания. В диалоговом окне Формат примечания (Format Comment) перейдите на вкладку Цвета и линии (Colors and Lines). На палитре Color (Цвет) выберите пункт Способы заливки (Fill Effects) и в диалоговом окне Способы заливки (Fill Effects) перейдите на вкладку Рисунок (Picture). Найдите рисунок для вставки в примечание.

Все, что осталось сделать с примечанием, — получить текст, который был вставлен в примечание, и заставить его появиться в ячейке. Для этого в стандартный модуль нужно поместить простую пользовательскую функцию. Выберите команду Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic (Tools → Macro → Visual Basic Editor) (сочетание клавиш Alt/Option+Fll), затем выберите команду Insert → Module и введите код, показанный в листинге 2.2.

// Листинг 2.2
Function GetCommentText(rCommentCell As Range)
Dim strGotlt As String
	On Error Resume Next
	strGotlt = WorksheetFunction.Clean (rCommentCell.Comment.Text)
	GetCommentText = strGotlt
	On Error GoTo 0
End Function

Чтобы вернуться в Excel, щелкните кнопку Close или нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q. Теперь в любой ячейке введите следующую формулу: =GetCommentText(A1), где А1 — это ячейка с примечанием. Текст примечания появится в ячейке.

Примечания•Трюки