Трюк №15. Получение и восстановление данных из поврежденной книги Excel


Трюк №15. Получение и восстановление данных из поврежденной книги Excel



Повреждение книги может означать потерю жизненно важных данных и стоить вам не только денег. Этот трюк изучает несколько способов восстановления данных.

Иногда рабочие книги повреждаются безо всяких видимых причин. При этом могут возникать проблемы любого сорта, особенно если это очень важная книга и по какой-то причине у вас нет ее резервной копии. Урок 1: всегда создавайте резервную копию ваших данных. В действительности, конечно же, это делается не постоянно, поэтому повреждение может произойти прямо перед очередным архивированием данных. Чтобы еще больше запутать вас, скажем, что, даже если вы знаете, что ваша книга повреждена, иногда все же можно ее открыть и даже выполнить в ней определенные действия.

Если книгу можно открыть

Если проблемную книгу можно открыть, то перед тем как делать что-либо еще, обязательно сохраните ее копию, иначе можно об этом пожалеть. Если у вас есть копия, вы всегда сможете обратиться за профессиональной помощью! Теперь попробуйте открыть книгу в более поздней версии Excel и просто сохранить ее. Очевидно, это невозможно, если вы уже работаете в самой последней версии программы.

Если это не работает, попробуйте открыть и сохранить книгу как файл в формате HTML или НТМ, затем закройте файл и заново откройте его; после этого сохраните файл в нужном формате, то есть .xls. При сохранении в формате HTML или НТМ будут потеряны следующие возможности:

  • пользовательские представления;
  • неиспользуемые числовые форматы;
  • неиспользуемые стили;
  • настройки объединения данных;
  • сценарии;
  • формулы естественных языков (они преобразуются в стандартные ссылки на диапазоны);
  • пользовательские категории функций;
  • элементы зачеркивания, нижние и верхние индексы;
  • изменения в истории;
  • пользовательские настройки страниц для диаграмм, встроенные в лист;
  • настройки списков (ListBox) и полей со списками (ComboBox) на панели инструментов Формы (Forms);
  • условное форматирование, хранящееся в листе макроса XLM.

Кроме того, совместно используемые книги уже не будут совместно используемыми. Значение параметра Пересечение с осью Y (значений) в категории номер (Value (Y) axis crosses at category number) на вкладке Шкала (Scale) диалогового окна Формат оси (Format Axis) не сохраняется, если установлен флажок Пересечение с осью Y (значений) в максимальной категории (Value (Y) axis crosses a maximum category). Значение параметра Разноцветные точки (Vary colors by point) диалогового окна Формат ряда данных (Format Data Series) не сохраняется, если диаграмма содержит более одного ряда данных.

Наконец, попробуйте открыть файл и сохранить его в формате SYLK (.slk, символическая ссылка). Помните, что когда книга записывается в этом формате, сохраняется только активный лист. Следовательно, эту процедуру нужно будет выполнить для каждого листа. Заново откройте файл и сохраните ее в желаемом формате, например, .xls.

Если файл открыть невозможно

Если ваша книга повреждена до такой степени, что вы даже не можете открыть ее, откройте электронную таблицу в Microsoft Word или в программе просмотра электронных таблиц Spreadsheet viewer, которую можно загрузить с сайта Microsoft, а затем скопируйте данные из открытого файла. Однако большая часть форматирования, формул и т. п. будет утеряна.

Теперь откройте новую книгу и создайте внешнюю связь с поврежденной книгой, например, =’C:Documents and SettingsВаше_имяMy Documents[Название_файла.xls]Sheetl’!A1. Скопируйте эту ссылку в нужное количество ячеек (вниз по строкам и вправо по столбцам). Сделайте то же самое для всех листов книги. Если вы не можете запомнить имена листов, восстановите старые имена листов. Для этого укажите правильный путь к файлу, и после нажатия клавиши Enter Excel отобразит старые названия листов.

Кроме того, можно посетить на страницу «Загрузки» и загрузить бесплатную версию программы OpenOffice. Кроме отличающихся названий различных утилит и команд, OpenOffice очень похожа на Excel. OpenOffice основана на той же базовой структуре электронных таблиц, что и Excel, поэтому в ней удобно работать пользователям Excel. В действительности, около 96 % формул, которые используются в Excel, можно создать и применить в электронных таблицах OpenOffice. Чтобы загрузить бесплатную версию OpenOffice, перейдите по адресу: http://excel2010.ru/download и загрузите ее. Затем установите программу. Чаще всего восстановить данные Excel удается. Однако код VBA из-за несовместимости OpenOffice и Excel восстановить невозможно.

К сожалению, если ни один из перечисленных способов не работает, вам, вероятно, придется заплатить, чтобы восстановить книгу особой программой. Один из источников, где можно скачать ознакомительное подобное надежное программное обеспечение (для Windows) — это наша страница загрузок.

После установки, запустите программу ExcelFix. Щелкните на кнопке Select File, выберите поврежденный файл, а затем щелкните на кнопке Diagnose, чтобы восстановить его. Теперь вы сможете увидеть восстановленный файл в программе просмотра рабочих книг. Щелкните на кнопке Save Workbook, чтобы сохранить книгу в читаемом файле, который можно будет открыть в Excel. Можно загрузить и демонстрационную версию программы, которая не позволяет сохранять файл. Однако все версии программы позволяют начать заново и восстановить столько файлов, сколько вам нужно.

27.08.20127181

»Упрощение рабочих книг и листов » Трюк №15. Получение и восстановление данных из поврежденной книги Excel




Читайте ранее:
Трюк №14. Предотвращение распухания рабочей книги Excel

Вы когда-нибудь замечали, что рабочая книга увеличивается в размере с пугающей скоростью без какой-либо очевидной причины? Это происходит по нескольким...

Закрыть