Главная ошибка пользователей Excel


Главная ошибка пользователей Excel



Без сомнения, главная ошибка, которую большинство пользователей Excel делают при создании электронных таблиц, состоит в том, что они не планируют данные так, как этого ожидают Excel и его средства. Вот несколько самых распространенных ошибок, встречающихся при проектировании таблицы (сортировка производилась их по важности или частоте появления):

  • Ненужное распределение данных по нескольким различным рабочим книгам.
  • Ненужное распределение данных по нескольким рабочим листам.
  • Ненужное распределение данных по различным таблицам.
  • Пустые столбцы и строки в таблицах с данными.
  • Пустые ячейки там, где должны быть повторяющиеся данные.

Первые три варианта в этом списке ведут к одному выводу: необходимо стараться хранить связанные данные в одной непрерывной таблице. Снова и снова мы видим электронные таблицы, не выполняющие это простое правило и потому ограниченные в своей возможности пользоваться всеми преимуществами некоторых наиболее мощных возможностей Excel, включая Сводные таблицы (PivotTables), промежуточные суммы и формулы в рабочих листах. Подобные возможности можно максимально эффективно использовать, только когда данные собраны в очень простую таблицу.

Не случайно электронные таблицы Excel могут состоять из 65 536 строк, но только из 256 столбцов. Помня это, вы должны сконструировать таблицу так, чтобы заголовки столбцов помещались в первой строке таблицы, а соответствующие данные последовательно хранились непосредственно под связанными с ними заголовками. Обнаружив, что повторяете одни и те же данные снова и снова в двух и более строках в одном из этих столбцов, будьте готовы воспротивиться соблазну оставить в столбце пустые ячейки, обозначающие повторяющиеся данные.

Когда возможно, сортируйте данные, Excel поддерживает широкий набор формул поиска и ссылочных формул, и некоторые из них требуют, чтобы данные были отсортированы в логическом порядке. Кроме того, сортировка существенно ускорит процесс вычисления многих функций.

13.09.20113444

»Excel 2007 » Общие настройки программы Excel » Главная ошибка пользователей Excel




Читайте ранее:
Советы по форматированию в Excel

Оставляя в стороне структуру таблиц Excel, необходимо заметить, что форматирование также может привести к появлению проблем.

Закрыть