Microsoft Project — компьютеризованный мир управления проектами
Добро пожаловать в компьютеризованный мир управления проектами, где властвует Microsoft Project. Если вам не приходилось раньше использовать программное обеспечение управления проектами, то знайте, что вы вступаете в чудный, новый мир. Представьте, будто вы перенеслись из офиса двадцатилетней давности — без факса, голосовой и электронной почты — в офис сегодняшний, оснащенный по последнему слову техники.
Вce, что вы раньше применяли для планирования своей деятельности: рукописные пометки в блокноте, текстовые процессоры и электронные таблицы — чудесным образом соединилось в Project. Однако перейти к использованию этого приложения в одно мгновение нельзя: чтобы войти в курс дела, необходимо разобраться, какими в точности возможностями обладает ПО управления проектами. Если вы работали с Project раньше, этот небольшой обзор поможет вспомнить многие детали и познакомиться с некоторыми новыми возможностями Project. Так что если даже вы — бывалый менеджер проекта, уделите немного времени для просмотра этой статьи — в ней закладываются основы всей вашей дальнейшей работы с Project.
Возможно, вы работаете с проектами изо дня в день. Некоторые из них очевидны, поскольку их названия творят сами за себя и всем ясно, что речь идет о проектах (например, Проект глубокого бурения или проект расширения компьютерной сети). Другие менее очевидны (например, подготовка выступления на заседании профессиональной ассоциации или заранее запланированное мытье собаки).
Управление проектами (project management) — это процесс управления всеми элементами проекта независимо от того, крупный это проект или небольшой. Вам необходимо организовать день отдыха для вашей компании? Это проект. Вам поручена инициативная работа по трехлетнему исследованию земельного участка на предмет поиска нефти с координацией субподрядчиков, получением правительственных лицензий и управлением командой в 300 человек? Это определенно проект. Да, даже ваше выступление — проект, поскольку оно облачает определенными характеристиками, требующими управления. Понимание того, что общего есть у ваших проектов, крупных иди небольших, составляет основу эффективной работы с Project. Итак, все проекты обладают общими чертами.
Задача может быть настолько общей или детализированной, насколько вам необходимо. Например, вы можете создать единственную задачу для исследования ваших конкурентов либо вы можете создать проектный этап, который состоит из суммарной задачи (summary task) и подчиненных ей подзадач (subtask). В качестве суммарной задачи может, к примеру, быть выбрано Исследование конкурентов, а подзадачами для нее могут называться Исследование интерактивных деловых баз данных, Составление годового отчета кампании и Обзор конкурирующих линии продуктов.
Добавление задачи в файл Проекта не будет вам стоить ничего (за исключением «кусочка» памяти), так что помните: проект может содержать, столько задач и столько этапов, сколько вам необходимо. Вы просто используете иерархическую структуру в Project, чтобы обозначить разный уровень задач с помощью величины отступа. Чем больше отступ, тем более детализированной является задача в иерархии.
Одна из полезных особенностей этой иерархической структуры cocroirr в том, что вы можете свернуть все временные и стоимостные данные подзадач в рамках ваших этапов в задачи суммарного уровня. Так, три последовательных подзадачи, на выполнение каждой из которых требуется один день и 200 долларов, превращаются в суммарную задачу продолжительностью три дня с затратами, равными 600 долларам. Вы можете рассматривать ваш проект с разной степенью детализации или получить автоматические итоги по времени и затратам, если предпочитаете простое представление проекта в форме задач суммарного уровня.
Как говорится, все дело во времени: Рим не сразу строился, минута час бережет, не говоря уже о том, что обещанного три года ждут. Временные параметры, безусловно, играют важную роль и применительны к задачам Project. Почти все задачи обладают временным параметром, который называется длительностью. Длительность (duration) задачи — это время, необходимое для ее завершения. Единственный тип задач, не обладающий длительностью, — это вехи. Веха (milestone) — это задача с нулевой длительностью; но существу, она просто отмечает момент времени, который должен быть отражен в иерархии вашего проекта. Обычно вехи служат подтверждению таких событий, как разработка буклета или запуск сборочной линии.
Приложение Project не дает магических формул для вычисления длительности. Длительность назначается задачам исходя из вашего собственного опыта и рациональною обоснования. Занимает ли разработка продукта три дня или три недели? Потребуется ли на получение лицензии на строительство день или месяц? (Не забывайте, что вы имеете дело с чиновниками, так что подумайте, прежде чем ответить!) Программа Project — не оракул, поэтому, чтобы составить обоснованный факты, цифры, квалифицированно сформулированы предположения. И только после того, как информация будет введена. Project может выполнить над ней некие фантастические и чудесные действия, которые помогут вам поддерживать проект и отслеживать ход сто выполнения.
Когда люди начинают впервые использовать Project, некоторых несколько смущает тема ресурсов. В качестве ресурсов не обязательно выступают людские ресурсы. Ресурс (resource) может быть частью взятого в аренду оборудования или комната для совещаний, за использование которой вы вносите почасовую плату. Ото может быть коробка гвоздей или купленная вами компьютерная программа. Существует два типа ресурсов: трудовые ресурсы и материальные ресурсы. Трудовые ресурсы (work resources) назначаются с помощью указания количества часов или дней, в течение которых ресурс (прежде всего это относится к людям) работает над задачей. Материальные ресурсы (material resources), такие как швейные полуфабрикаты или сталь, назначаются путем указания цены использования или единиц измерения (таких как квадратный метр, погонный метр или тонна).
Некоторые ресурсы (прежде всего это относится к людям) выполняют свою работу в соответствии с рабочим календарем. Если человек работает 8 часов в день и вы назначаете ему задачу, для выполнения которой требуется 24 часа, лот человек должен прилагать усилия в течение 3-х рабочих дней для завершения задачи. У другого работника, рабочий день которого составляет 12 часов, выполнение этой же задачи займет 2 дня. Кроме того, вы можете установить рабочие и нерабочие дни для ваших людских ресурсов, которые приспособлены под различные варианты, такие как четырехдневная рабочая неделя или смещенный рабочий день. Вы можете назначить разные ставки ресурсам, такие как стандартные почасовые тарифы или сверхурочные тарифы. Project применяет соответствующие ставки на основании календаря каждого ресурса и назначенной ему работы.
Project включает несколько представлений, которые позволяют вам просматривать информацию о ресурсах и определять, каким образом назначение задач влияет на стоимость проекта. Вам следует знать также еще об одной особенности, которая отличает ресурсы: они имеют тенденцию к возникновению конфликтов. Нет, конечно, речь идет не о перебранках в комнате для совещаний (хотя это тоже конфликт). Эти конфликты относятся к закрепленным ресурсам, которые оказываются перегруженным и в течение их рабочего времени. Если вы назначаете одного беднягу на выполнение трехдневной работы, которая должна быть выполнена в один и тот же день в течение восьми часов. Project обладает всеми необходимыми возможностями, чтобы предупредить вас о конфликте. (Кстати, Project также обеспечивает средства, которые помогают вам разрешить эти конфликты.)
Вы можете также задать для задачи фиксированные затраты. Например, если ваша компания платит твердую ставку в размере 2000 долларов за разработку упаковки для нового товара, не имеет значения, какое количество ресурсов выделено для работы над ней. вы можете ввести фиксированные затраты в размере 2000 долларов для задачи по разработке упаковки.