Трюк №54. Три быстрых способа обновления диаграмм
Хотя создавать новые диаграммы очень легко, их также необходимо обновлять, чтобы они отражали новые обстоятельства, и для этого могут потребоваться определенные усилия. Сократить объем работы, необходимый для изменения данных, на основе которых построена диаграмма, можно несколькими способами.
Перетаскивание данных
Можно добавить данные к существующему ряду или создать абсолютно новый ряд данных, просто перетащив данные на диаграмму. Excel попытается решить, как следует обработать данные, но при этом он может добавить их ,к существующему ряду данных, тогда как вы хотели создать новый. Однако можно заставить Excel открыть диалоговое окно, в котором можно будет выбрать необходимое действие. Попробуйте добавить на лист какие-то данные (рис. 5.13).
Рис. 5.13. Данные для обыкновенной гистограммы
При помощи мастера диаграмм создайте обыкновенную гистограмму только для диапазона $A$1:$D$5 (рис. 5.14).
Рис. 5.14. Обыкновенная диаграмма только для определенного диапазона
Выделите диапазон A6:D6, правой кнопкой мыши щелкните рамку выделения и, удерживая правую кнопку, перетащите данные на диаграмму. Когда вы отпустите кнопку, появится диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special) (рис. 5.15).
Рис. 5.15. Обыкновенная гистограмма и диалоговое окно специальной вставки
Выберите параметр В столбцах (Columns) и щелкните на кнопке ОК. Ряд данных для мая (May) будет добавлен на диаграмму (рис. 5.16).
Рис. 5.16. Обыкновенная гистограмма с новым рядом данных
Диалоговое окно Специальная вставка (Paste Special) выполняет большинство действий, которые нужны для этого искусного трюка.
Диаграмма и строка формул
Диаграмму можно обновить и при помощи строки формул. Выделив диаграмму и щелкнув на ней ряд данных, посмотрите на строку формул: вы увидите формулу, которую Excel использует для ряда данных. В этой формуле, которая называется функцией РЯД (SERIES), обычно указывается четыре аргумента, хотя для пузырьковой диаграммы требуется дополнительный пятый аргумент, обозначающий размер ([Size]).
Синтаксис (или порядок структуры) функции РЯД (SERIES) выглядит так: =SERIES([Name];[X Values];[Y Values];[Plot Order]), в русской версии Excel =РЯД([Имя];[Значения X];[Значения Y];[Номер графика]). Так, допустимая функция РЯД (SERIES) может выглядеть, как на рис. 5.17: =SERIES(Sheet1!$В$1;Sheet1!$А$2:$А$5;Sheet1!$В$2:$В$5;1), в русской версии Excel =РЯД(Лист1!$В$1;Лист!!$А$2:$А$5;Лист1!$В$2:$В$5;1).
На рис. 5.17 первая часть ссылки, Sheet1!$B$1, относится к имени или заголовку диаграммы — 2004. Вторая часть ссылки, Sheet1!$A$2:$A$5, относится к значениям по оси X, в данном случае — к месяцам. Третья часть ссылки, Sheet1!$B$2:$B$5, относится к значениям по оси Y, то есть 7.43, 15, 21.3 и 11.6. Наконец, последняя часть формулы, 1, относится к порядковому номеру графика, или к номеру ряда. В данном случае, когда у нас только один ряд, значение может быть равно только 1. Если бы рядов было несколько, у первого ряда был бы номер 1, у второго — номер 2 и т. д.
Рис. 5.17. Обыкновенная гистограмма с выделенной строкой формул
Чтобы изменить диаграмму, измените ссылки на ячейки в строке формул. Помимо ссылок на ячейки, в диаграммы можно вводить и явные значения, известные как массивы констант (подробнее об этом в разделе «Константы в формулах массива» справки по Excel — для вызова справки нажмите кнопку F1). Для этого добавьте {} (фигурные скобки) вокруг значений по осям X и Y, как показано в следующей формуле: =SERIES(«My Ваr»;{«А»;»В»;»С»;»D»};{1;2;3;4};1), в русской версии Excel =РЯД(«My Ваr»;{«А»;»В»;»С»;»D»};{1;2;3;4};1). В этой формуле РЯД (SERIES) А, В, С и D — это значения по оси X, а 1, 2, 3 и 4 — соответствующие им значения по оси Y. Используя этот метод, можно создавать и обновлять диаграммы, не храня данные в ячейках.
Перетаскивание граничной области
Если диаграмма содержит ссылки на последовательные ячейки, можно легко увеличивать или уменьшать данные ряда, перетаскивая граничную область в желаемую точку. Медленно щелкните ряд данных, который хотите увеличить или уменьшить. После двух медленных щелчков по краям ряда появятся черные квадратики (маркеры). Все, что нужно, — щелкнуть квадратик и перетащить границу в желаемом направлении (рис. 5.18).
Рис. 5.18. Выделенная граничная область ряда диаграммы
Если увеличивать или уменьшать ряд данных, исходный источник данных, а также подписи осей, если для них выбран параметр Авто (Auto), обновляются, отражая сделанные изменения. Это прекрасная возможность проверки сценариев, если вы хотите узнать, какие получатся результаты для различных наборов данных.